Excel vs CRM: een ongelijke strijd
Hoe hou jij alle ballen in de lucht?
February 24, 20201001 handige tools en apps
March 18, 2020Laten we eerlijk zijn:
Excel is een prima tooltje, maar niet gemaakt voor de (financiële) administratie en het verkoopproces van groeiende organisaties.
Toch zijn er nog behoorlijk wat bedrijven waar de spreadsheets elke dag worden gebruikt.
Zo halen ze lang niet alles uit het verkoop.
Gelukkig zijn er professionele alternatieven.
Gekscherend wordt er weleens gezegd “‘s Werelds slechtste CRM-tool: Excel”.
Het programma is er gewoonweg niet voor bedoeld. Je kunt er klantinformatie in kwijt, of contactgegevens in opslaan, maar dat is het dan ook.
Vragen als ‘Wie zijn je klanten?’ en ‘Hoeveel zijn ze je bedrijf waard?’ kun je er niet mee beantwoorden.
- Handmatig data invoeren
Alle data, tekst of getallen, moet handmatig in Excel worden ingevoerd. Alleen al het invoeren van klantinformatie kost dan al behoorlijk wat tijd. Laat staan wanneer je dit wilt bijhouden en updaten. Vergeet niet dat handmatige klusjes eerder fout gaan of vergeten worden dan een geautomatiseerd proces. - Verkoopresultaten en -kansen analyseren wordt tijdrovende klus
Als je je verkoopresultaten in handige statistieken wilt visualiseren, zal je aan de slag moeten: selecteer de juiste data, creëer rijen en kolommen, teken een grafiek en selecteer een format – liever een lijngrafiek of cirkeldiagram? Als je facturen in Excel maakt, weet je al dat je dit met de hand moet doen – zonder enige manier waarop je dit proces kan automatiseren. - Geen real-time samenwerking
Je kunt Excel-bestanden met elkaar delen, maar real-time samenwerking? Onmogelijk: Excel biedt niet de mogelijkheid om met meerdere gebruikers tegelijkertijd te werken in hetzelfde spreadsheet. Dan heb je nog het onhandige Microsoft Excel Online en het beperkte Google Sheets (minder features, laad langzamer, moeilijker op te maken en uit te printen). In andere woorden: als je snel een bestand nodig hebt waar één van je collega’s op dat moment aan werkt, zul je op je beurt moeten wachten. Of je creëert een kopie, maar dan moet je de bestanden achteraf weer samenvoegen. Het kan, maar snel en praktisch is het niet. - Beperkte schaalbaarheid
Als je bedrijf groeit en klantrelaties zich ontwikkelen, is een Excel sheet al snel ontoereikend. Een Excelsheet zegt bijvoorbeeld niets over up- sell of cross sell kansen of het juiste moment voor opvolging. Je zou dus behoorlijk wat omzet mis kunnen lopen!
Toch heeft Excel zeker wel voordelen. Het is gemakkelijk in gebruik, gangbaar en alle data zit in één spreadsheet. Het is niet voor niets dat Excel het stokpaardje van het Officepakket is. Waarom zou je dan wél voor CRM kiezen?
De voordelen van CRM
In plaats van een lange lijst te publiceren waarin we de voordelen benoemen, heb ik deze naast de potentiële nadelen van Excel gezet. Zo kun je je eigen afweging maken.
| EXCEL | CRM |
| Tijdverlies door zoektocht naar het juiste bestand met de juiste data. | De juiste data ligt op ieder moment, waar je ook bent, voor je klaar. |
| Onmogelijk om bijlagen te bewaren (facturen, e-mails, brieven, offertes) bij een specifiek contact. | Documenten kunnen automatisch gelinkt worden aan de contactpersoon. |
| Data of bestanden kunnen verloren gaan als je deze niet lokaal opslaat. | Data en bestanden worden in de cloud bewaard: sneller en veiliger dan een lokale kluis. |
| Gebruikers kunnen een Excel sheet niet tegelijkertijd openen, tenzij je deze upload op bijvoorbeeld Google Drive. | Alle afdelingen van je bedrijf kunnen nauw samenwerken en bijhouden wie wat doet. |
| Het is onmogelijk om de relatie tussen gegevens te beheren of analyseren. | Data wordt automatisch met elkaar gelinkt. |
| Geen duidelijke workflow. | Heldere stand van zaken voor iedere deal en project. |
| Cijfers invoeren en formules maken is zowel moeilijk als tijdrovend. | Gemakkelijk overzicht op je bedrijfsactiviteiten dankzij automatische statistieken. |
| Het gevaar dat een formule wordt aangetast door jou of een collega. | Automatische statistieken met vaste velden minimaliseren de kans op fouten. |
Persoonlijke communicatie
Een CRM-tool dient als een centrale klantendatabase en is de ideale bron voor communicatie- en marketing-gerelateerde doeleinden. Bovendien maakt CRM het mogelijk om alle interacties tussen jouw bedrijf en jullie klanten bij te houden in één database. Je kunt als organisatie data verzamelen per klant en daarmee beter ingaan op hun individuele behoeften. Je kunt daarmee een meer persoonlijke benadering creëren op basis van de wensen van die specifieke klant.
Real-time toegang tot data
CRM stelt je in staat om je leads efficiënter en beheren en sales snel, simpel en kosten-effectief bij te houden. Op ieder moment, waar je ook bent, heb je toegang tot de juiste data en kun je weloverwogen, strategische bedrijfsbeslissingen maken. En ja, je huidige Excel-bestanden kunnen geïmporteerd worden.
Kies voor vooruitgang
Wil je echt iets blijven doen omdat je dat nou eenmaal altijd zo hebt gedaan in het verleden? Verandering is nooit gemakkelijk, maar het is de sleutel tot groei, succes en vooruitgang. Het kiezen van een CRM-tool kan een grote stap vooruit zijn in dat groeiproces.
CRM software geeft je waardevol inzicht in de wensen en voorkeuren van je klanten, want klantgegevens en iedere vorm van communicatie met je klanten is opgeslagen in een en dezelfde database. Hierdoor kun jij je focussen op klanttevredenheid en efficiënter samenwerken, veelvoorkomende problemen bijhouden en analyses uitvoeren. Een CRM-tool automatiseert bovendien je administratieve taken, waardoor je team kostbare tijd bespaart. Tijd die ze weer kunnen gebruiken voor belangrijke en winstgevende taken.
